Kanban Nedir?

Kanban; herhangi bir ürünün üretim aşamasında planlama ve kontrol işlemlerini düzenli yapmak için oluşturulan çekme sistemleri kapsamında değerlendirilen, zaman yönetimi için kullanılan bir tekniktir.

İşletmeler herhangi bir ürün üretirken müşteri beklentilerini en düşük seviyede hata ve maliyetle karşılamaya çalışır. Bunun için çekme sistemi, itme sistemi ve senkronize üretim sistemi olmak üzere üç ayrı yöntem geliştirilmiştir. Bu sistemler arasında bulunan çekme sistemi, üretimin gereken zamanda ve miktarda yapılması anlamına gelir. Kanban tekniği de bu sistemin uygulanmasında kullanılan bir yöntemdir.

Kanban, Japoncada “tabela” anlamına gelir. Kanban, yalın üretimin babası olarak kabul edilen Japon endüstri mühendisi Taiichi Ohno tarafından Toyota'da üretim verimliliğini üst seviyeye çıkarmak için kullanılmaya başlamıştır. 1953 yılından günümüze kadar kullanılan bu yöntem, karmaşık iş süreçlerinin daha hızlı yönetilmesini sağladığı gibi zaman, malzeme vb. açısından tasarruf sağlar.

Kanban Tekniği Nedir?

Kanban tekniği; işleri yapılanlar, yapılmakta olanlar ve yapılacaklar şeklinde sınıflandırmayı sağlayan bir Japon çalışma sistemidir. Toyota’nın üretim sistemi olarak da bilinen bu tekniğin kökeni, bir üretim sistemi olarak tanımlanan çekme sistemine dayanır. 

Çekme sistemine göre üretimde tasarrufa gidilmelidir. Örneğin bu sistemde bir ekip, elindeki işi bitirmeden ürünü diğer ekibe göndermez. Ekip, işini bitirdikten sonra diğer birime gönderir. Aynı şekilde müşterinin talebi yoksa fazladan üretim yapılmaz. Tüm bunlar, daha az maliyetle üretim yapılmasını sağlar. Kanban tekniği de tüm bu yapılması gereken işlerin belli bir sıraya koyulmasını sağlar.

En etkili zaman yönetimi teknikleri arasında bulunan kanban tekniğinde öncelikle bitmesi gereken işler belirlenir. İşler; yapılması gerekenler, devam edenler (yapılmakta olanlar) ve bitenler (yapılanlar) olarak gruplara ayrılır ve bir tabloya yazılır. Biten işler, yapılanlar kısmına; yeni ortaya çıkan ve yapılması gereken işler, yapılacaklar kısmına koyulur. İşler tamamlandıkça tablo üzerinde bu sirkülasyon yapılarak zaman yönetimi sağlanmış olur.

Pek çok otomobil firması iflas ederken Toyota’nın cirosunu arttırmasını sağlayan bu yöntemi kullanan Taiichi Ohno, daha sonra diğer firmalara da örnek olmuştur. Ardından bu yöntem; sadece iş dünyasında değil, günlük yaşamda da kullanılmaya başlamıştır. Örneğin öğrenciler ders programı hazırlarken ve programa göre ders çalışırken bu yöntemden yararlanabilir.

Kanban Sistemi Nasıl Uygulanır?

Kanban sistemi şu şekilde uygulanır:

1. Analiz ve proses belirleme: Bu aşamanın amacı, yapılacak işleri belirlemektir. İşlerin hangi proseslere yani süreçlere bölüneceğine karar verilir. Buna göre bir plan oluşturulur.
2. Kanban kurallarını tanımlama: Uygulanacak yöntemin çerçevesini çizmeyi sağlar. Hangi prensiplere göre iş yapılacağını belirlemeye yardımcı olur.
3. Kullanılacak kanban tipine karar verme: Yapılacak işlere hangi kanban tekniğinin uygun olduğu seçilir. Örneğin üretim için sürece talimat vermeyi gerektiriyorsa ürün kanbanı, üretilen ürünü taşıması için malzemecilere talimat vermeyi gerektiriyorsa taşıma/çekme kanbanı kullanılır.
4. Boyutlandırma ve planlama: Seçilen kanban tipine göre hangi işlerin, hangi sırayla yapılacağı tablo halinde belirlenir. Bu sayede zaman daha etkin yönetilir ve üretim daha hızlı yapılır.
5. Kanban kartlarını ve organizasyon araçlarını oluşturma: Planlamanın ardından iş istasyonları ile ilgili kartlar oluşturulur. Bu kartlarda önceki ve bir sonraki istasyona ilişkin bilgi yer alır. Kartlar çoğunlukla plastikten yapılır ve çeşitli talimatlar içerir.

Tam Zamanında Üretim (JIT)'de Çekme Sistemi

Tam zamanında üretim, yani just in time (kısaca JIT veya TZÜ), müşteri beklentilerini karşılamak için kaynakları ve zamanı asgari düzeyde kullanarak potansiyeli arttırmayı ve sıfır stok ile çalışmayı amaçlayan bir üretim sistemidir. Tam zamanında üretim (JIT), kısaca ürün üretiminde kullanılan bir yöntem olarak tanımlanır ve çalışma yöntemi açısından pull production yani çekme sistemi ile ilişkilidir.

Hatta çekme sistemi, tam zamanında üretim sisteminin (JIT) ilkeleri arasında bulunur. Çünkü çekme sistemine göre ürün, müşterinin istediği miktarda ve istediği zaman üretilip teslim edilir. Müşterinin isteğinden fazlası üretilmez. Dolayısıyla fazla ürünleri stoklama, depolama gibi bir durum olmadığından bunlara ayrılacak maliyet (depo masrafı, ürünleri uygun koşullarda saklamak için ayrılan ücret vb.) bir israf olarak nitelendirilir.

Çekme Sistemi ve İtme Sistemi Arasındaki Farklar Nelerdir?

Çekme sistemi ve itme sisteminin her ikisi de bir üretimin planlama ve kontrol aşamasında kullanılan yöntemlerdir. Ancak çekme sisteminde bir iş istasyonu bitmeden öbürüne geçilmez ve malzeme tedariği yapılmaz, itme sisteminde ise durum tam tersi şekilde işler. Dolayısıyla itme sisteminde fazla ürünler stoklanırken çekme sisteminde sıfır stok anlayışı vardır.

Çekme sistemi tasarruftan yanadır. Dolayısıyla fazla ürün üretimi yapılmaz ve üretim aşamasında yarı mamul üretimi, bir iş istasyonu bitmeden ötekine geçme gibi durumlar söz konusu değildir. 

Kanban Çeşitleri Nelerdir?

Kanban çeşitleri kendi içerisinde iki ana başlıkta toplanır: taşıma (çekme) kanbanı ve üretim kanbanı. Bu iki ana başlık, kendi içerisinde alt başlıklara ayrılır. Kısaca kanban çeşitleri aşağıdaki gibidir.

1. Taşıma (çekme) kanbanı
2. Tedarikçi kanbanı
3. Çekme kanbanı
4. Üretim kanbanı
5. Üretim sipariş kanbanı
6. Sinyal (parti üretim) kanbanı

Taşıma (Çekme) Kanbanı

Taşıma (çekme) kanbanı, herhangi bir ürün üretilirken önceki istasyondan alınacak parçanın miktarı ve cinsi hakkında bilgi veren bir kanban çeşididir. Bu kart, bir sonraki operasyonda yapılacak işlemi anlamak için önemlidir.

Toyota’da uygulanan ve buradan tüm dünyaya yayılan bu üretim sisteminde müşteri hücre yani önceki istasyon, tedarikçi hücreye yani sonraki istasyona ürünün çeşidi, kalitesi hakkında bilgi verir. Kendi içinde tedarikçi ve çekme kanbanı olarak ikiye ayrılır. Ancak bazı uzmanlara göre çekme ve tedarikçi kanbanı farklı iki kanban çeşididir.

Tedarikçi Kanbanı

Tedarikçi kanbanı, üretimde kullanılmak üzere tedarik edilecek malzemelerin teslim edilmesi için gerekli bilgileri içeren bir kanban çeşididir. Bu kanban kartında taşeron firmanın adı, parça adı ile numarası, nihai ürün numarası, kap kapasitesi, teslim alan firma adı ile yetkilinin ismi gibi ürün ve üretim süreci ile ilgili bilgiler yer alır.

Çekme Kanbanı

Çekme kanbanı, firmadaki stokların kontrol edilmesi için kullanılan bir kanban çeşididir. Bir sonraki iş istasyonu için gerekli olan malzemeleri sağlamak amacıyla kanban kutularında biriktirilen kartları içerir. Fabrika içi kanban olarak da bilinir.

Üretim Kanbanı

Üretim kanbanı, bir önceki iş istasyonunda üretilmesi gereken malzemelerin cinsini ve miktarını belirten karttır. Bazı kaynaklarda üretim - sipariş kanbanı olarak da bilinen bu kanban çeşidi, iki proses arasında yapılan işin süpermarkete eklenmesidir.

Üretim kanbanı, kendi içerisinde üretim sipariş kanbanı ve sinyal (işaret, parti üretim) kanbanı olarak ikiye ayrılır.

Üretim Sipariş Kanbanı

Üretim sipariş kanbanı, Toyota’nın üretim sisteminde iki iş istasyonu arasında ürünün cinsi ve miktarı ile ilgili bilgi alışverişini sağlayan karttır. Kanban çeşitleri arasında bulunan üretim sipariş kanbanı, bazı uzmanlar tarafından üretim kanbanı ile aynı kabul edilmektedir.

Üretim sipariş kanbanının amacı, iki iş istasyonunun koordineli bir şekilde çalışmasını sağlamak ve üretilmesi gereken miktar ve cinse uygun üretim yapılmasını teşvik etmektir.

Sinyal (Parti Üretim) Kanbanı

Sinyal (parti üretim) kanbanı, siparişe göre yapılan üretim yerine parti üretimin yapıldığı durumlarda kullanılan kanban çeşididir. İşaret kanbanı, üçgen şeklinde çizilir ve partideki kutulardan birine koyulur. Üretim yapılırken sıra, bu kanbana geldiği zaman söz konusu grup için üretim emri verilir.

Sinyal, diğer adıyla işaret ya da parti üretim kanbanı, bir üretim kanbanı çeşidi olup kendi içerisinde üçgen kanban ve malzeme istek kanbanı şeklinde ikiye ayrılmaktadır.

Kanban Sisteminin Faydaları Nelerdir?

Kanban sisteminin faydaları daha çok üretim sürecine sunduğu faydalar üzerinden ele alınmaktadır. Kanban sisteminin faydaları aşağıda sıralanmıştır.

• Stoklar için ek maliyet harcamayı engeller.
• Üretimde israfın azalmasına katkıda bulunur.
• Müşterinin istediği sayıda ve türde ürün üretilmesini sağlar.
• Zamanı etkin kullanma imkanı verir.
• Üretim planlama süreçlerini hızlandırır.
• Üretimin pratik şekilde yönetilmesine olanak tanır.
• Bilişim sistemleri gibi karmaşık ve pahalı olabilecek sistemlere gerek duymadan üretim yapılmasını sağlar.

Örneğin bir araba üretiminde araba parçalarının tasarlanması, üretilmesi gibi aşamalar oldukça uzun sürer. Kanban sistemi sayesinde yapılacak iş, belli süreçlere ayrılır. Böylece iş süreçleri daha iyi yönetilir. Ayrıca üretim istasyonlarında kullanılacak malzemeler, malzemelerin cinsi, tedarikçiler, taşeron firmalar gibi her türlü bilgi, kanban kartları sayesinde yazılı bir şekilde sunulur. Bu sayede süreç, daha etkin bir şekilde yönetilmiş olur.

Kanban Projelerinde Karşılaşılan Zorluklar Nelerdir?

Kanban projelerinde karşılaşılan zorluklar, çoğunlukla kanban tahtasının düzenli olarak güncellenmemesinden kaynaklanır. İşler, olması gerektiği şekilde bitenler, bitmesi gerekenler ve devam edenler şeklinde sınıflandırılmadığı takdirde sistemde sorunlar oluşur ve böyle bir durumda çalışanların geri dönüp yaptığı işi düzeltmesi oldukça zor olacaktır.

Kanbanın dezavantajlarından biri de sistemin oldukça uzun bir iş akışına sahip olmasıdır. Dolayısıyla bu tekniğe aşina olmayan kişilerin sisteme alışması zaman alır. Çalışanların ilk etapta hata yapma olasılığı yüksektir. Bunun için çalışanları eğitmeye, onları yönlendirmeye vakit ayırmak gerekir. 

Kanban sisteminin olumsuz yanlarından biri de bu teknikte işler için belirlenen deadline’ın (işin son teslim tarihi) iş tahtasında yazmamasıdır. Kanban tahtasında sadece yapılacak işler sınıflandırılmıştır. Ancak işin ne zaman bitmesi gerektiği ile ilgili bilgi yer almamaktadır. Bu durum, çalışanların karmaşa yaşamasına neden olabilir. Bu noktada ekip liderlerinin aktif olarak yönetim süreçlerini devralması gerekir.

Kanban ve Scrum Arasındaki Farklar Nelerdir?

Scrum, komplike yazılım geliştirme projelerinin yönetimini pratik hale getirmek için kullanılan bir agile yöntemdir. Scrum ile kanbanın her ikisi de çevik yani agile yöntemler arasında bulunur ve projenin yönetilmesini kolaylaştırır. Ancak scrum, kanban tekniğine göre daha planlıdır. 

Scrumda proseslerle ilgili başlangıç ve bitiş sürelerini içeren sprintler yer alır. Ancak kanbanda sadece işler kendi içerisinde kategorize edilir. Scrumda ekip üyelerinin her birine ayrı görevler verilir fakat kanbanda bu tip rol belirleme şeklinde görevlendirme sistemi yoktur. İşlerin sınırlarının belirlenmesi için scrum tekniğinde sprint süresi boyunca yapılacak iş sayısı dikkate alınır ancak kanban sisteminde sınırlar WIP miktarı ile belirlenir.

Kanban Sistemine Geçiş Sürecinde Nelere Dikkat Edilmelidir?

Kanban sistemine geçiş sürecinde proje kapsamında yapılması gereken işler sınıflandırılmalıdır. Yapılması gereken işler, yapımına devam edilen işler ve biten işler şeklinde 3 temel kategori belirlenir. Eğer bu yapılmazsa tekniğin uygulanmasında aksaklıklar oluşur.

Ardından iş süreçleri ile ilgili bir kanban tablosu oluşturulup çalışanların erişebileceği bir yere asılmalıdır. Bu, bazı firmalarda dijital olarak yapılabilir. Ardından üretilecek ürünün cinsine, miktarına ve müşterinin taleplerine göre kanban kartları oluşturulmalıdır. Farklı prosesler için farklı kartlar oluşturulmalı ve üretim esnasında çalışanlara verilmelidir. Çalışanlar bu kartlara göre hareket etmelidir.

Kanban sistemi çok aşamalı olduğu için yöneticilerin ve çalışanların bu sistemi iyi bilmesi gerekir. Aksi halde bir önceki iş istasyonuna geçip işleri tamamlamak zorunda kalma durumu yaşanabilir. Böyle bir durum, işlerin yavaşlamasına neden olacaktır.