En Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri

En etkili zaman yönetimi teknikleri, yoğun olarak çalışan kişilerin işlerini vaktinde bitirmesi için oluşturulan özel yöntemlerdir. En etkili zaman yönetimi teknikleri hakkında bilgili olan kişiler, zamanı nasıl kontrol edeceğini bilir ve sorumluluklarını vaktinde yerine getirir. Siz de vaktinizi nasıl yönetmeniz gerektiği konusunda bilinçli olmak istiyorsanız bu yazımız tam size göre! Haydi, en etkili zaman yönetimi teknikleri nelerdir birlikte keşfedelim.

Zaman Yönetimi Teknikleri Nelerdir?

En etkili zaman yönetimi teknikleri şunlardır:

1. Pomodoro tekniği
2. Eisenhower tekniği (matrisi)
3. Kanban tekniği
4. Hızlı planlama yöntemi 
5. Pareto prensibi
6. 168 saat tekniği
7. Kafein şekerlemesi yöntemi
8. “O kurbağayı ye” tekniği
9. GTD (Getting Things Done) tekniği
10. Parkinson tekniği

1. Pomodoro Tekniği Nedir?

En etkili zaman yönetimi teknikleri arasında en çok karşımıza çıkan yöntem Pomodoro tekniğidir. Pomodoro tekniği, herhangi bir konu üzerinde çalışırken düzenli aralıklarla mola verme şeklinde uygulanan bir zaman yönetimi tekniğidir.

Pomodoro tekniği, 1980’li yıllarda geliştirildi ve ismini yazar Franscesco Cirillo tarafından kullanılan domates şeklindeki bir zamanlayıcıdan aldı. Pomodoro tekniği ile çalışma süresi kısa tutulur ve düzenli aralıklarla mola verilir. Böylece zihnin çabuk yorulmaması sağlanarak daha verimli bir çalışma süreci geçirilir. Verimli çalışma ise etkili zaman yönetimini beraberinde getirir.

Pomodoro Tekniği Ne İşe Yarar?

Pomodoro tekniği, etkili zaman yönetimi yapmak açısından işe yarar. Pomodoro tekniği, mola vererek çalışmayı sağladığı için zihnin dinç kalmasına yardımcı olur. Pomodoro tekniği ile çalışan kişiler yoğun iş günlerinde kendilerine vakit ayırma fırsatı bulur ve böylece hem işlerini vaktinde tamamlamış hem de daha az düzeyde yorulmuş olurlar.

Pomodoro Tekniği Nasıl Uygulanır?

Pomodoro tekniği şu aşamalar ile uygulanır:

• Belirlenen konu üzerinde 25 dakika boyunca çalışılır.
• Çalışma boyunca dikkati dağıtacak unsurlardan uzak durulmalıdır.
• 25 dakika sona erdikten sonra 5 dakikalık kısa bir mola verilir.
• Mola süresince dinlenmeye odaklanılmalı, başka bir işle meşgul olunmamalıdır.
• 25 dakikalık çalışma ve 5 dakikalık mola, 1 pomodoro (yarım saat) olarak kabul edilir.
• Toplam 4 adet pomodoro yapıldıktan sonra 25 dakikalık bir mola verilir.
• Gün boyunca 6-12 arasında pomodoro yapmak etkili zaman yönetimi için yeterli olacaktır.

1 pomodoro, 25 dakika çalışma ve 5 dakika kısa mola olmak üzere toplamda yarım saat yani 30 dakika sürmektedir. Pomodoro tekniğinde çalışma süresinin 25 dakika olmasının nedeni, uzun süre boyunca çalışmanın verimli olmamasıdır. 25 dakikadan fazla çalışıldığında zihin dağılır, dikkat eksikliği yaşanır ve hata yapma olasılığı yükselir.

2. Eisenhower Tekniği (Matrisi) Nedir?

Eisenhower tekniği (matrisi), en etkili zaman yönetimi teknikleri arasında en çok kullanılanlardan ikincisidir. Eisenhower tekniği (matrisi), 1953-1961 yılları arasında ABD başkanlığı yapan Dwight David Eisenhower tarafından geliştirilen, işlerin önem ve aciliyet durumuna göre sınıflandırılmasına dayanan bir zaman yönetimi tekniğidir.

Eisenhower tekniği (matrisi), acil-acil değil ve önemli-önemli değil ifadelerinin kombinasyonlarından oluşan bir yöntemdir. Eisenhower tekniğine göre matriste yer alan kategoriler şunlardır:

• Acil-önemli
• Acil-önemli değil
• Acil değil-önemli
• Acil değil-önemli değil

Eisenhower tekniğine göre yapılması gereken işler bu kategorilere göre sınıflandırılır. İşler, önem ve aciliyet durumuna göre ilk sırada yer alan işten son sırada yer alana doğru olacak şekilde listelenerek bir plan oluşturulur.

Eisenhower Tekniği (Matrisi) Nasıl Uygulanır?

Eisenhower tekniği (matrisi) şu aşamalar yerine getirilerek uygulanır:

• Yapılması gereken bütün işler bir yere yazılır.
• İşler, önemli ve acil olma durumuna göre listelenir.
• Yapılması gereken işler, matris üzerinde sınıflandırılır.
• En önemli ve en acil olan işten en önemsiz ve acil olmayan işe doğru olacak şekilde iş planı çıkarılır.
• İş planına uyularak bütün görevler tamamlanır.

Eisenhower tekniği (matrisi) ile ilk olarak önemli ve acil olan işler bitirilir. Böylece kişi, işin büyük bir kısmının bittiğini görerek daha çok motivasyon kazanır. Bu motivasyon, diğer işleri de kısa süre içerisinde bitirmeyi sağlar.

3. Kanban Tekniği Nedir?

En etkili zaman yönetimi teknikleri listesinin bir diğer maddesi ise kanban tekniğidir. Kanban tekniği, 1900’lü yılların başlarında Toyota'nın üretim fabrikalarındaki iş verimliliğini arttırmak için uygulanan bir zaman yönetimi tekniğidir. Japon çalışma disiplinleri arasında gösterilen kanban tekniğinin kelime anlamı ise “tabela”dır.

Kanban Tekniği Nasıl Uygulanır?

Kanban tekniği şu aşamalar ile uygulanır:

• Yapılması gereken bütün işler belirlenir.
• İşlerin hepsi yapılacaklar, yapılmakta olanlar ve bitenler şeklinde sınıflandırılır.
• Yapılacaklar listesindeki işlere başlandığı zaman bu listeden çıkarılıp yapılmakta olanlar kategorisine alınır.
• Yapılmakta olanlar listesindeki işler bitirildiği zaman ise bu listeden çıkarılıp bitenler kategorisine yazılır.

Kanban tekniği ile hangi işlerin yapılması gerektiği, hangilerinde sürecin devam ettiği ve hangilerinin bitirildiği net olarak görülür. Böylece hızlı bir şekilde performans analizi yapılabilir. Oldukça basit olan kanban tekniği ile iş verimliliği kısa sürede arttırılır.

4. Hızlı Planlama Yöntemi Nedir?

Günümüzün popüler koçlarından ve yazarlarından Anthony Jay Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama yöntemi, en etkili zaman yönetimi teknikleri arasında bulunan bir diğer tekniktir. Hızlı planlama yöntemi, kişinin hedeflediği şeyler arasında neye öncelik verdiğini belirlemesini sağlayan bir zaman yönetimi tekniğidir.

Hızlı planlama yönteminde kişi önceliklerini fark eder ve bunları gerçekleştirmek üzere esnek bir plan çıkarır. Hızlı planlama yöntemi sadece bir zaman yönetimi tekniği değildir; yaşamın hemen her alanında uygulanabilir.

5. Pareto Prensibi Nedir?

Pareto prensibi, bitirilmesi gereken işlerin %80’inin %20’lik zaman içerisinde, kalan %20'lik bölümün ise zamanın %80'inin kullanılmasıyla yerine getirilmesi şeklinde uygulanan bir zaman yönetimi tekniğidir.

Pareto prensibi, tıpkı Eisenhower matrisi gibi önceliklendirilmesi gereken işlerin daha büyük bir zaman diliminde, aciliyeti olmayan işlerin ise daha küçük bir zaman diliminde bitirilmesi gerektiğini savunur. Pareto prensibi, kişiyi işlerini bitirmek için ne kadar vakit ayırması gerektiği konusunda yönlendirdiği için en etkili zaman yönetimi teknikleri arasında gösterilir.

6. 168 Saat Tekniği Nedir?

Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilen 168 saat tekniği, en etkili zaman yönetimi teknikleri listesinde bulunan bir diğer yöntemdir. 168 saat tekniği, bir haftanın 168 saat olduğunu kabul ederek önemli olan işlere öncelik vermek koşuluyla zamanı yeniden planlamayı öneren bir tekniktir. Bu teknikte 168 saat, 1 haftada bulunan saatlerin toplam sayısını ifade eder. 

7. Kafein Şekerlemesi Yöntemi Nedir?

Kafein şekerlemesi yöntemi, aslında bir zaman yönetimi tekniği değildir ancak yoğun çalışan kişilerin etkili zaman yönetimine yardımcı olan bir yöntemdir. Kafein şekerlemesi yöntemi dinç hissetmek için uygulanır.

Kafein şekerlemesi yöntemini uygulamak için bir kupa kahve içilmelidir ve ardından 15-20 dakika boyunca uyumak gerekir. Kafein ortalama 20 dakika içerisinde etkisini gösterecektir. Tam bu sırada uyanıp işlerinize devam etmeniz gerekir. Böylece eskisine göre daha zinde olmak ve uyku halinden kurtulmak mümkündür. 

8. “O Kurbağayı Ye” Tekniği Nedir?

Kişisel gelişim yazarı ve motivasyon konuşmacısı Brian Tracy'nin önerdiği bu teknik, Mark Twain’in "Sabah ilk işiniz canlı bir kurbağayı yemek olsun, böylece günün geri kalan kısmında daha kötü bir şeyle karşılaşmazsınız" cümlesinden doğmuştur. Burada kurbağa yemek, üstesinden gelmesi en zor ve en yapmak istemediğimiz işi temsil eder. Önce bu görevi bitirmek, sevilen ve kolay bitirilecek görevleri yerine getirmek için kişiye motivasyon sağlayacaktır.

9. GTD (Getting Things Done) Tekniği Nedir?

Amerikalı yazar ve yönetim danışmanı David Allen'ın geliştirdiği GTD (getting things done) tekniği, önemli olan işleri önceliklendirerek zihni bu yönde kullanmayı önerir. En etkili zaman yönetimi teknikleri arasında bulunan GTD tekniğinin Türkçe karşılığı ise "işleri yoluna koyma" şeklinde ifade edilir.

GTD tekniği beş aşamadan oluşur:

• Toparlama
• İşleme 
• Düzenleme
• Yapma
• İnceleme

GTD tekniğine göre yapılması gereken işler şu şekilde kategorize edilir:

• Acil yapılması gereken işler
• Biraz zaman geçince yapılacak işler
• Bekleyen işler
• Projeler
• Yapılma ihtimali olan işler

10. Parkinson Tekniği Nedir?

İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson‘un ortaya attığı Parkinson yasası, bir zaman yönetimi tekniği olarak kullanılır. Parkinson‘un Ekonomist dergisindeki şu sözleri Parkinson yasasının ortaya çıkmasında etkilidir: “Bir iş, tamamlanması için var olan tüm zamanı kaplayacak şekilde genişler.”

Zaman yönetiminde Parkinson tekniği, işin ne kadar sürede bitirileceğinin teslim tarihine bağlı olduğunu savunur. Dolayısıyla size verilen süre zarfında işi en etkili şekilde bitirmeniz gerekir. Size verilen zamanın farkında olmak, işi ne kadar sürede bitirebileceğinize dair de bir ipucu verir. Bu ipucunu kullanarak daha etkili bir şekilde zaman yönetimi yapmanız mümkündür.

Zaman Nedir?

Zaman, bir işin, bir eylemin veya bir oluşun geçtiği, geçmekte olduğu veya ileride geçeceği süredir. Zaman, ölçülebilen bir yapıya sahiptir. Zaman kavramı; felsefe, fizik ve matematik gibi alanların çalışma konusunu oluşturur.

Zaman, kısaca süre olarak ifade edilebilir ve göreceli bir kavramdır. Örneğin sıkıldığımızda zamanın hiç geçmediğini düşünürüz ancak keyif aldığımız aktiviteleri yaptığımızda zamanın su gibi akıp geçtiğini söyleriz. Dolayısıyla zaman sabittir ancak bizim onu algılama biçmimiz kişiden kişiye değişir.  

Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, kişinin bitirmesi gereken işleri belli bir plan dahilinde sınıflandırarak vaktini kontrol etmesidir. Zaman yönetimi, bazı teknikler kullanılarak yapılan bir uygulamadır.

Zaman yönetimi, kişinin vaktini verimli kullanmasını sağlar. Zaman yönetimi sayesinde bitirilmesi gereken işler kolay bir şekilde halledilir. Zaman yönetimi, vaktin doğru bir şekilde kullanılmasını sağlayarak daha verimli bir çalışma süreci yaratır.

Zaman Yönetimi İlkeleri Nelerdir?

Zaman yönetimi ilkeleri şunlardır:

• Kişi bitirmesi gereken işleri belirlemelidir.
• Hedefler net bir şekilde tanımlanmalıdır.
• İşler aciliyet ve önem durumuna göre sınıflandırılmalıdır.
• Yapılması gereken işler sınıflandırıldıktan sonra iş planı çıkarılmalıdır.
• Çalışma ve mola süreleri belirlenmelidir.
• Çalışırken dikkat dağıtıcı faktörlerden uzak durulmalıdır.
• Mola süreleri dinlenmeye ayrılmalı, zihin başka işlerle meşgul edilmemelidir.

Zamanı Etkin Kullanmayı Engelleyen Faktörler Nelerdir?

Zamanı etkin kullanmayı engelleyen faktörler şu şekilde sıralanabilir:

• Yapılması gereken işleri listelememek
• Hedef belirlemeden hareket etmek
• Kararsız olmak
• Dikkat dağıtıcı faktörlerden uzak durmamak
• Mola vermeden çalışmak
• Zihni dinlendirmeye vakit ayırmamak
• Telaşlı olmak
• Yapılması gerekenleri not almamak
• Detaylara fazlasıyla önem vermek
• Mükemmeliyetçi olmak
• Hayır diyememek
• Görev dağılımı yapmamak
• Öz güven eksikliği
• Aşırı öz güven ve verilen görevleri hafife almak
• İşleri ertelemek
• Plan ve program belirlememek
• Sağlık sorunları yaşamak
• Stresi kontrol edememek
• Düzenli bir çalışma ortamına sahip olmamak
• Sosyal medyada fazla zaman geçirmek
• Boş zamanları değerlendirmeyi bilmemek

Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

Zaman yönetimi, belirli zaman yönetimi teknikleri ile yapılır. Zaman yönetimi yaparken bitirilmesi gereken işleri önem ve aciliyet durumuna göre sıralamak, ilk olarak en acil ve en önemli olan görevleri yerine getirmek gerekir. Zaman yönetimi yapmak için bu alanda eğitim almak da önemlidir. Böylece kişi zaman yönetimi teknikleri alanında kapsamlı bilgi sahibi olur ve bu teknikleri iş ve sosyal yaşama uygulayabilir.

Zaman Yönetimi Eğitimi Nedir?

Zaman Yönetimi Eğitimi, zamanı etkili bir şekilde kontrol etmek isteyen kişilere gerekli zaman yönetimi tekniklerini öğreten bir eğitimdir. Zaman Yönetimi Eğitimi ile kişiler, işleri nasıl planlamaları gerektiğini öğrenmekte ve böylece daha verimli bir şekilde çalışmaktadır. 

Zaman Yönetimi Eğitimi, İstanbul Boğaziçi Enstitüsünde online eğitim modeli ile düzenlenir ve eğitim bitiminde katılımcılara sertifika verilir. Bu sertifika ile kişiler, iş başvurularında etkili zaman yönetimi teknikleri alanında bilgi sahibi olduklarını kanıtlayarak iş bitirici yönlerini belgeler. Böylece iş başvurularında diğer adaylara göre önde olma şansı daha yüksek olur.

Zaman Yönetimi Yaklaşımları Nelerdir?

Zaman yönetimi yaklaşımları şunlardır:

1. ABC yaklaşımı
2. Hedef belirleme yaklaşımı
3. Sihirli araç yaklaşımı
4. Düzenli yaşam yaklaşımı
5. 101 yaklaşımı (101 beceri yaklaşımı)
6. Covey’in zaman yönetimi yaklaşımı
7. Savaşçı yaklaşımı
8. Akıntıya bırakma yaklaşımı
9. İyileştirme (rehabilitasyon) yaklaşımı

1. ABC Yaklaşımı

Zaman yönetimi yaklaşımları denildiğinde akla ilk ABC yaklaşımı gelir. ABC yaklaşımına göre görevler; "bugün bitirilmesi şart", "bugün bitirilmesi gerek" ve "bugün yapılabilir" şeklinde üç kategoriye ayrılır.

ABC yaklaşımında "İstediğini yapabilirsin fakat her şeyi yapamazsın" anlayışı hakimdir. Dolayısıyla ABC yaklaşımına göre etkili zaman yönetimi yapmak için işleri önem sırasına göre planlamak gerekir.

2. Hedef Belirleme Yaklaşımı

Hedef belirleme yaklaşımına göre zaman yönetimi kişinin yapacağı işlerle ilgili amacını belirlemesiyle mümkün olur. Hedef belirleme yaklaşımı, belli bir hedefi olan kişilerin zaman yönetiminde daha başarılı olduğunu savunur.

3. Sihirli Araç Yaklaşımı

Zaman yönetimi yaklaşımları arasında yer alan bir diğer madde ise sihirli araç yaklaşımı. Sihirli araç yaklaşımı, etkili zaman yönetimi yapmak için teknolojik araçların kullanılması gerektiğini öne sürer.

Örneğin işleri planlamak için kullanılan dijital uygulamalar, telefonların not defterleri, telefonların hatırlatıcı uygulaması vb. zaman yönetiminde kullanılan sihirli araçlardan birkaçıdır.

4. Düzenli Yaşam Yaklaşımı

Düzenli yaşam yaklaşımı, kişinin yaşamını düzene koymamasından ötürü zaman yönetimi yapamadığını belirtir. Eğer kişi hayatını düzene sokarsa zaman yönetimini de etkili bir şekilde yapabilir. Düzenli yaşam yaklaşımı, kişinin yapması gereken işleri planlaması ve bir sıraya koyması gerektiğini öne sürer.

5. 101 Yaklaşımı (101 Beceri Yaklaşımı)

101 yaklaşımı (101 beceri yaklaşımı), en çok kullanılan zaman yönetimi yaklaşımları arasında gösterilir. Özellikle iş yaşamında sıkça kullanılan 101 yaklaşımına göre kişinin etkili zaman yönetimi yapabilmesi için bazı becerilerini geliştirmesi gerekir.

101 yaklaşımına göre geliştirilmesi gereken beceriler şunlardır:

• Hedef belirlemek
• Öncelikleri belirleyip plan oluşturmak
• Yapılacak işleri listelemek
• Randevu defteri kullanmak
• Bazı yetkileri devretmek

6. Covey’in Zaman Yönetimi Yaklaşımı

Yazar ve eğitmen Stephen Covey tarafından geliştirilen zaman yönetimi yaklaşımında bir matris kullanılır. Covey’in zaman yönetimi yaklaşımına göre matris, aciliyet ve önem sırasına göre organize edilen işlerin bulunduğu dört çeyrekten oluşur.

Covey’in zaman yönetimi yaklaşımına göre acil ve önemli görevler ilk çeyrekte bulunurken önemli ama acil olmayan görevler ikinci çeyrekte, acil ama önemli olmayan görevler üçüncü çeyrekte, önemli ve acil olmayan görevler ise dördüncü çeyrekte yer alır. Covey’in zaman yönetimi yaklaşımı, Eisenhower matrisi ile benzerlik gösterir.

7. Savaşçı Yaklaşımı

Savaşçı yaklaşımı, en çok kullanılan zaman yönetimi yaklaşımları arasında bulunan bir diğer madde. Savaşçı yaklaşımı, kişinin zamana karşı savaş verdiği düşüncesinden hareketle zaman tuzaklarının önüne geçilmesi gerektiğini savunur. Zaman yönetimini engelleyen faktörleri en aza indirmenin ve yetki devretmenin zaman yönetimine katkı sunacağını belirtir.

8. Akıntıya Bırakma Yaklaşımı

Akıntıya bırakma yaklaşımı, diğer zaman yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak zaman yönetimi kavramına karşı çıkar. Akıntıya bırakma yaklaşımına göre kişi zamanı yönetmemelidir, zamanın akışına önem vermeli ve karşısına çıkan fırsatlara açık olmalıdır.

9. İyileştirme (Rehabilitasyon) Yaklaşımı

İyileştirme (rehabilitasyon) yaklaşımı, etkili zaman yönetiminin psikolojik, sosyal, çevresel veya kültürel sebeplerden dolayı yapılamadığını belirtir. İyileştirme (rehabilitasyon) yaklaşımı, bu etkenler iyileştirildiği takdirde etkili zaman yönetimi yapılabileceğini öne sürer. 

Zaman Yönetimi için Okunabilecek Kitaplar Nelerdir?

Zaman yönetimi için okunabilecek kitaplar şunlardır:

• Kişisel Zaman Yönetimi - Marion E. Haynes
• Öz: Daha Az Çabalayarak Daha Çok Şey Başarmanın Sırrı - Greg Mckeown
• Pomodoro Tekniği: Hayat Kurtaran Zaman Yönetimi Sistemi - Francesco Cirillo
• SCRUM: İki Katı İşi Yarı Zamanda Yapma Sanatı - Jeff Sutherland
• İş Bitirici (GTD) - David Allen
• Pür Dikkat: Odaklanma Becerisini Nasıl Yitirdik, Nasıl Geri Kazanabiliriz? - Cal Newport
• Zaman Yaratmak: Önemli Olana Odaklanma Sanatı - Jake Knapp ve John Zeratsky
• 80/20 Kuralı: Daha Azla Daha Fazlasını Başarmak - Richard Koch
• Etkili Zaman Yönetimi -  John Adair
• Atomik Alışkanlıklar - James Clear
• Checklist Manifesto - Atul Gawande
• Ataleti Yenmek: Yılgınlık, Yorgunluk ve Erteleme Alışkanlığıyla Başa Çıkmanın Yolları - Mümin Sekman
• Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı - Stephen R. Covey