Rapor Nasıl Yazılır?
Raporun nasıl yazılacağı üç ana başlık altında incelenmektedir. Raporun nasıl yazılacağı; planlama, biçimsel ve içerik boyutu olarak belirlenmektedir. Peki rapor nasıl yazılır? Rapor yazma teknikleri nelerdir? Bu soruların cevabını detaylı şekilde inceleyelim.
Rapor Nasıl Yazılır? Nelere Dikkat Edilmelidir?
Rapor yazmaya başlamadan önce planlama yapmak ardından biçimsel ve içerik olarak raporu ele almak gerekmektedir. Raporun nasıl iyi şekilde yazılacağı buna bağlıdır ve rapor yazma teknikleri bu noktada iyi bir yardımcı olacaktır. Planlama, biçim ve içerik kısmı düzenli ve tutarlı olmalıdır. Bu üç ana madde birbirini tamamlayan unsurlardır. Biçim olarak düzenli, ancak içerik olarak dağınık ya da yetersiz bilgiler içeren bir rapor etkisiz olacaktır. Aynı şekilde içerik olarak doyurucu ve detaylı olan bir rapor biçim olarak düzenli bir iyi bir görüntü vermezse yine etkisi düşük olan bir rapor ortaya çıkacaktır. Bu sebeple başarılı bir rapor oluşturmak istiyorsak rapor yazma teknikleri konusuna dikkat etmemiz gerekmektedir.
Rapor Yazma Teknikleri Nelerdir?
Rapor yazma teknikleri şunlardır:
- Planlama aşaması
- Biçimsel aşama
- İçerik aşaması
1. Planlama Aşaması
Raporu yazacak ve oluşturacak kişi, raporu yazmaya başlamadan önce yapacaklarını iyi şekilde planlaması gerekir. Raporun nasıl yazılacağını planlamadan işe başlarsa ya başa dönmek zorunda kalır ya da raporun birçok yerinde eksiklikler ortaya çıkar. Önceden yapılmış doğru bir planlama, rapor yazma süresini büyük oranda azaltacaktır.
Aynı zamanda planlama esnasında raporu oluşturan konular arasında mantık sıralaması daha kolay oluşturulur. Konuların doğru seçilmesi, yazım süreci, raporun bitirileceği tarih gibi süreçler ise net bir hal alır. Raporlama öncesinde planlama yapmak bu nedenler ötürü en önemli tekniktir. Peki rapor planlaması nasıl yapılır?
Rapor öncesi yapılan planlamada önce fiziki koşullar ve ortam, sonra araç gereç planlaması yapılmalıdır. Fiziki ortam, şartlar, kullanılacak araç ve gereçler planlandıktan hemen sonra çalışılacak rapor konusu belirlenir. Konu, konunun amacı ve içerik planlamaları bu aşamada netleştirilir.
2. Biçimsel Aşama
Raporun biçimsel aşamasında, raporun neyi, nasıl ve ne şekilde açıklanacağı kısım işlenmektedir.
Raporun yazımından önce kapak sayfasının hazırlanması biçimsel aşamanın en önemli noktasıdır. Bu kapak sayfası rapor yazılıp bitirildikten sonra varsa düzeltmeler ile son durumuna getirilir. Kapak sayfasında ilk olarak, en başa raporu hazırlayan kurumun resmî adı ve simgesi konulmalıdır. Resmî adın hem doğru hem de tam şekilde yazılması çok önemlidir. Kapak sayfasına konulacak simge ya da kurumu temsil eden simge, doğrudan kurumun kullandığı renkte ve biçimde olmalıdır.
Başlık bölümünden sonra raporun adı yazılmalı, rapor başlığı olabilecek en büyük karakterlerde seçilmelidir. Çünkü ilk okunacak şey kurumun adı değil raporun başlığıdır.
Daha sonrasında raporu yazan kişi ya da kişilerin ismi raporun kapak sayfasına eklenmelidir. Son olarak mutlaka raporun düzenlendiği tarih belirtilmeli, yıl özellikle yazılmalıdır. Eğer rapora uygun ise raporun yazıldığı il de kapak sayfasında tarihin yanına yazılabilir.
3. İçerik Aşaması
Raporlanacak konu genellikle raporu yazan kişiye özel olarak verilir. Verilen konu çerçevesinde içerik ve araştırma yapmak daha kolay ve basit olacaktır. Ancak konuyu, raporu hazırlayacak kişi belirliyor ise izlenilmesi gereken bazı adımlar bulunmaktadır.
Rapor konusu seçilirken konunun anlaşılabilir olması çok önemlidir. Seçilen konunun sıkılmadan okunabilmesi gerekir ve aynı zamanda seçilen konu genel bir konu da olmamalı, sınırlandırılmalıdır. Örnek vermek gerekirse "Türkiye'nin karşılaştığı sorunlar" konusu oldukça genel ve hangi sorundan bahsedeceği belirli olmayan bir konudur. Ancak "Türkiye'nin betonlaşma sorunu" isimli özel bir konu seçilirse hem raporun ne sunacağı, raporu okuyacak kişilerin neleri okuyacağı net bir şekilde belli olur hem de içerik aşaması daha sağlıklı geçer.
Rapor Nedir?
Rapor, herhangi bir durum, araştırma, çalışma ya da öneri ile ilgili gerekli sonuçların bir araya getirilerek belgelenmesini sağlayan yazılardır.
Rapor; sağlık, eğitim, bilimsel araştırma, meteoroloji gibi birçok alanda yazılabilir. Ayrıca iş dünyasında da çalışanlar günlük yaptıkları işlerle ilgili rapor tutmakta ve çalışanların performansı bu şekilde değerlendirilmektedir. Raporlar içeriğine göre uzun ya da kısa yazılabilirler.
Rapor Türleri Nelerdir?
Rapor türleri şunlardır:
- Fonksiyonlarına (içeriklerine) göre rapor türleri
- Şekillerine (yapılarına) göre rapor türleri
- Sürelerine göre rapor türleri
1. Fonksiyonlarına (İçeriklerine) Göre Rapor Türleri
Fonksiyonlarına (içeriklerine) göre rapor türleri; bilgi vermek, herhangi bir durum hakkında özet geçmek, öneride bulunmak gibi amaçlarla yazılan raporlardır. Fonksiyonlarına (içeriklerine) göre rapor türleri toplamda 5 adettir.
Fonksiyonlarına (içeriklerine) göre rapor türleri şunlardır:
- Öneri raporları
- Durum raporları
- Araştırma raporları
- Bilgi veren raporlar
- Uzman raporları
2. Şekillerine (Yapılarına) Göre Rapor Türleri
Şekillerine (yapılarına) göre rapor türleri, raporların uzunluğuna ya da kısalığına göre farklı sınıflara ayrılmasıdır. Şekillerine (yapılarına) göre rapor türleri, şekle bağlı olmayan ve şekle bağlı olan raporlar olmak üzere kendi içinde 2’ye ayrılır.
Şekle bağlı olan raporlar uzun bir içeriğe sahip iken şekle bağlı olmayan raporlar kısa olup giriş, özet, yöntem gibi kısımlara sahiptir.
3. Sürelerine Göre Rapor Türleri
Sürelerine göre rapor türleri; yıllık, aylık, günlük ve dönemsel olarak hazırlanan raporlardır. Örneğin bir yıl içinde kaç hastanın sağlık hizmetinden yararlandığını gösteren raporlar, çalışanların belli bir dönem boyunca kaç adet iş yaptığını gösteren raporlar bu gruba girer.
Rapor Yazım Kuralları Nelerdir?
Rapor yazım kuralları şu şekilde sıralanabilir:
- Times New Roman, Calibri gibi yazı stilleri kullanılmalı.
- Raporun tamamında aynı yazı stili seçilmelidir.
- Yazı puntosu 10, 11 veya 12 olarak seçilmelidir.
- Rapor tarafsız bir şekilde, verilere dayanarak yazılmalıdır.
- Raporda resmi bir dil kullanılmalıdır.
- Raporda öznel fikirlere yer verilmemelidir.
- Rapor, A-4 kağıdına yazılmalı ve sayfanın iki tarafı birden kullanılmamalıdır.
- Sayfa düzeni sağ kenarda 2,5 cm ve sol kenarda 3 cm boşluk bırakılacak şekilde oluşturulmalıdır.
- Metin düzeni iki yana yaslanacak şekilde yazılmalıdır.
- Alt başlıklar numaralandırılmalıdır.
- Görsel altındaki yazılar, dipnot kısmı, tablo yazıları ve şekil yazıları 10 punto olmalı, gerekiyorsa 8 puntoya kadar düşmelidir.
- Satır aralığı 1,5 cm olmalıdır.
- Ana başlıkların tamamı büyük harfle, alt başlıklar ise yalnızca kelimelerin baş harfi büyük olacak şekilde yazılmalıdır.
- Gerekiyorsa rapora kişisel iletişim bilgileri eklenmelidir.
Ödev için Rapor Nasıl Yazılır?
Ödev için rapor şu şekilde yazılır:
- Ödevin konusu ve başlığı belirlenir.
- Ana konu ile ilgili alt başlıklar çıkarılır.
- Alt başlıkların her biri 1.1, 1.2.1 gibi numaralarla belirlenir.
- Ödev ile ilgili resmi ve bilimsel kaynaklardan araştırma yapılır.
- Araştırma verileri rapora kaynak gösterilerek yazılır.
- Araştırma sonuçlarından hareketle sonuç bölümü yazılır.
- Ödev için yazılan rapora kaynakça, içindekiler ve kapak bölümü eklenir.
- Ödev kapağında öğrencinin adı, soyadı, dersin adı, okulun adı ve ödev başlığı eklenir.
- Yazı içerisinde verilemeyen tablo, grafik gibi veriler ödevin ekler kısmında sunulur.
Bilimsel Rapor/Araştırma Raporu Nasıl Yazılır?
Bilimsel rapor/araştırma raporu şu şekilde yazılır:
- Bilimsel rapor/araştırma raporu yazmak için önce araştırma konusu belirlenir.
- Çeşitli bilimsel araştırma yöntemleri kullanılarak araştırma sürecine girilir.
- Elde edilen veriler, bilimsel kuramlara göre değerlendirilir ve rapora yazılır.
- Kuramsal çerçeve, bu araştırmanın neden yapıldığı, konu ile ilgili önceden elde edilen veriler vb. rapora eklenir.
- Araştırma yönteminden söz edilir.
- Bilimsel rapora/araştırma raporuna istatistiki veriler ve tablolar eklenir.
- Elde edilen bulgulara ve araştırma konusuna ilişkin tartışma bölümü yazılır.
- Gelecekte konuyla ilgili araştırma yapacak diğer kişilere önerilerde bulunulur.
Rapor Konuları Nelerdir?
Rapor konuları şu şekilde sıralanabilir:
- Sağlık alanında yaşanan değişimleri belgelemek
- Eğitim ile ilgili öğrencinin gelişimi, yapılan faaliyetleri vb. değerlendirmek
- Bilimsel araştırmaların sonuçlarını yayımlamak ve yeni araştırmalara ışık tutmak
- Meteoroloji verilerini yayımlamak
- Sanat eserlerini değerlendirmek
- Ekonomik alanda yaşanan değişimleri gözlemlemek
- Toplumsal sorunları değerlendirmek
- Çevre sorunlarını tarafsız bir şekilde ele almak
Bir Rapor Kaç Sayfa Olur?
Bir raporun uzunluğu, içeriğine göre değişmekle birlikte 1 sayfa ile 12 sayfa aralığındadır.
Bir durumu özetleyen raporlar genelde kısa olurken bilgi verme amaçlı yazılan raporlar genelde uzun olur.
Rapor Yazarken Hangi Yazı Tipi Kullanılır?
Rapor yazarken Times New Roman, Calibri gibi resmi yazı tipleri kullanılır. Bu yazı tipleri raporun tamamında aynı olacak şekilde kullanılmalıdır ve 11 punto olmalıdır. Yazının rengi siyah olmalı ve metin düzeni iki yana yaslı olacak şekilde ayarlanmalıdır.
Rapor Hangi Program ile Yazılır?
Rapor, Microsoft Office programlarından biri olan Word kullanılarak yazılır. Ancak sayısal verilerin çoğunlukta olduğu durumlarda Microsoft Excel programı da kullanılabilir.
Raporda Bulunması Gereken Başlıklar Nelerdir?
Raporda bulunması gereken başlıklar şunlardır:
- İçindekiler
- Giriş
- Özet
- Bulgular/veriler
- Sonuç
- Notlar
Genel olarak bir raporda bulunması gereken başlıklar yukarıdaki gibidir. Ancak başlıklar, raporun içeriğine göre değişebilir. Örneğin bir bilimsel araştırma raporunda yöntem, kuramsal çerçeve, tartışma, öneriler, kaynakça gibi bölümler de bulunur.
