İş Analizi Nedir? İş Analizi Yöntemleri ve Aşamaları Nelerdir?

İş analizi, işletmelerin organizasyon yapısını sağlıklı şekilde oluşturabilmesi için uygulanan sistematik bir değerlendirme sürecidir. Bu süreçte her bir iş pozisyonunun görev tanımı, sorumlulukları, gerekli bilgi ve becerileri ile çalışma koşulları ayrıntılı şekilde belirlenir. İş analizi, işin niteliğini ve gereklerini ortaya koyarak insan kaynakları yönetiminde temel veri kaynağı işlevi görür.

İş analizi yöntemiyle elde edilen bilgiler, personel seçimi, işe alım, eğitim, performans değerlendirme, kariyer planlama ve ücretlendirme gibi pek çok alanda karar destek sistemi olarak kullanılır. İşletmeler, doğru iş analizleri sayesinde hem çalışanların görev uyumunu sağlar hem de organizasyonel verimliliği arttırır.

İş Analizi Nedir?

İş analizi, bir işin tüm yönleriyle sistematik şekilde incelenmesi ve tanımlanması sürecidir. Bu süreçte işin amacı, yapılan görevler, sorumluluklar, kullanılan araç ve yöntemler, işin gerektirdiği bilgi, beceri ve yetkinlikler ayrıntılı şekilde belirlenir.

İş analizi, hem mevcut işlerin verimli yürütülmesi hem de insan kaynakları süreçlerinin (seçme, yerleştirme, eğitim, performans değerlendirme, ücretlendirme) sağlıklı işlemesi için temel veri kaynağıdır. Doğru ve detaylı bir iş analizi, işletmenin organizasyon yapısını güçlendirir ve çalışanların görev tanımlarının net olmasını sağlar.

İş Analizi Neden Yapılır?

İş analizi, işletmelerin insan kaynakları ve organizasyonel süreçlerini doğru şekilde yönetebilmesi için yapılır. İş analizinin temel amacı, her pozisyonun görev tanımını, sorumluluklarını ve gerektirdiği yetkinlikleri netleştirmektir. Bu sayede doğru kişiyi doğru işe yerleştirmek, eğitim ihtiyaçlarını belirlemek, performans değerlendirmelerini objektif yapmak ve adil bir ücretlendirme sistemi kurmak mümkün olur.

İş analizi yapılmadığında görevler arasında çakışmalar, belirsizlikler ve iş yükü dengesizlikleri ortaya çıkar. Bu durum hem çalışan memnuniyetini düşürür hem de işletmenin verimliliğini olumsuz etkiler. İş analizi, organizasyonel yapıdaki gereksiz görev tekrarlarını önler, süreçleri sadeleştirir ve iş gücü planlamasında netlik sağlar.

İş analizi sonucunda elde edilen sonuçlar; iş planı oluşturma, işin gerektirdiği nitelikler, personel yerleştirme, personellerin eğitimi ve gelişimi gibi insan kaynakları yönetimi süreçlerinin ilerlemesine olanak tanır.

İş Analizi Yapmanın Amaçları Nelerdir?

İş analizi yapmanın amaçları, işletmenin verimli, dengeli ve sürdürülebilir şekilde yönetilmesini sağlamaktır. İş analizi sayesinde elde edilmek istenen başlıca hedefler şunlardır:

• Görev ve sorumlulukları netleştirmek
• İşe alım ve personel seçimini doğru yapmak
• Eğitim ve gelişim ihtiyaçlarını belirlemek
• Performans değerlendirmelerini objektif yapmak
• Ücretlendirme ve terfi sistemlerini adil kurmak
• İş süreçlerini standartlaştırmak ve sadeleştirmek
• Çalışanlar arası görev çatışmalarını önlemek
• İş sağlığı ve güvenliği risklerini azaltmak

Bu amaçlar doğrultusunda yapılan iş analizleri, işletmenin tüm insan kaynakları uygulamalarında sağlam ve güvenilir bir temel oluşturur. Böylece hem çalışan memnuniyeti artar hem de organizasyonel hedeflere daha etkin şekilde ulaşılır.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizi, planlı ve sistematik adımlarla yürütülen bir süreçtir. İlk aşamada iş analizinin amacı belirlenir ve hangi pozisyonların analiz edileceği seçilir. Sonraki aşamada bilgi toplama süreci başlar. Bu bilgiler iş başındaki gözlemler, çalışan ve yöneticilerle yapılan görüşmeler, anketler ve mevcut dokümanların incelenmesi yoluyla elde edilir.

Toplanan bilgiler analiz edilerek her işin görev tanımı, sorumlulukları, yetki sınırları, gerekli bilgi ve beceriler ile çalışma koşulları net şekilde ortaya konur. Son aşamada elde edilen sonuçlar raporlanır ve ilgili yöneticilerle paylaşılır. Hazırlanan iş analiz raporu, insan kaynakları süreçlerinde ve organizasyonel kararların alınmasında temel başvuru kaynağı olarak kullanılır.

İş analizi yapmak, bir organizasyonun verimliliğini arttırmak ve doğru personeli doğru pozisyona yerleştirmek için vazgeçilmez bir süreçtir. Bu süreçten elde edilen veriler, sadece işe alım ve insan kaynakları yönetiminde değil, aynı zamanda iş süreçlerini iyileştirme ve kurumsal stratejilerin belirlenmesinde de kritik bir rol oynar.

İş analizi, sistemli bir yaklaşım ve doğru yöntemlerle yapıldığında organizasyonun başarıya ulaşmasında güçlü bir temel sağlar. Veriler, bilimsel araştırma yöntemleri kullanılarak elde edildikten sonra değerlendirmeye alınır ve ulaşılan bulgulardan hareketle hangi çözüm yöntemlerinin uygulanabileceği düşünülür. 

İş Analizi Yapmak için Hangi Araçlar Kullanılır?

İş analizi yapmak için kullanılan araçlar şunlardır:

• Gözlem yöntemleri
• Görüşme ve mülakatlar
• Anket ve formlar
• Günlük kayıt ve çalışma notları
• Görev tanım formları
• İş analiz yazılımları
• Performans değerlendirme raporları
• Çalışma talimatları ve prosedür belgeleri

Bu araçlar sayesinde iş analizi sürecinde doğru, objektif ve detaylı veriler toplanır. Elde edilen bilgiler hem iş tanımlarının oluşturulmasında hem de insan kaynakları uygulamalarında güvenilir bir temel sağlar.

İş Analizi Teknikleri ve Yöntemleri Nelerdir?

İş analizi teknikleri ve yöntemleri şu şekilde sıralanmaktadır:

1. Görev envanteri analiz tekniği
2. Kritik olay tekniği
3. Pozisyon analiz tekniği (PAQ)
4. Fonksiyonel iş analizi tekniği
5. Hareket etüdü (yöntemler analizi)
6. Yönerge odaklı iş analizi tekniği
7. Yönetim pozisyonlarını tanımlayıcı anket soru formu
8. Hay plan

1. Görev Envanteri Analiz Tekniği

Görev envanteri analiz tekniği, yapılacak işlerin değerlendirilmesi için iş analistlerinin, çalışanların ve takım liderlerinin yapılan görevlere belli bir puan verdiği tekniktir. Görev değerlendirmesi yapılırken görevin önemine, bu görev yapılırken ne kadar zaman harcandığına bakılır.

İş analizi teknikleri arasında sıklıkla karşımıza çıkan görev envanteri sayesinde bir şirkette yerine getirilmesi gereken görevler analiz edilmiş olur. Bu teknikte analiz sürecinde soru ve anket yönteminden yararlanılır. Görev envanteri, çok sayıda çalışana uygulanır ve farklı gruplarda kullanılabilir.

2. Kritik Olay Tekniği

Kritik olay tekniği, bir işte sergilenen en olumsuzdan en olumluya kadar tüm davranış örneklerini belirleyerek işin davranışsal yönlerini ayrıntılı şekilde analiz etmeye yarar. Bu yöntemde, çalışanların iş sırasında karşılaştıkları önemli olaylar ve bu olaylara verdikleri tepkiler sistemli şekilde incelenir.

Uygulama sürecinde çoğunlukla görüşme ve gözlem yöntemlerinden yararlanılır. Görev envanterinde olduğu gibi farklı pozisyon ve iş gruplarında etkili biçimde kullanılabilen esnek bir tekniktir.

3. Pozisyon Analiz Tekniği (PAQ)

Pozisyon analiz tekniği (PAQ), işin bileşenlerini standartlaştırılmış 194 maddelik bir soru formu üzerinden değerlendirir. Her madde, işin gerektirdiği bilgi, beceri, sorumluluk, fiziksel faaliyet ve çalışma koşullarını kapsar.

Değerlendirme altılı skala yöntemiyle yapılır ve işin hangi alanlarda yoğunlaştığını objektif biçimde ortaya koyar. Uygulamada anket ve yapılandırılmış soru formları temel araç olarak kullanılır. PAQ, farklı sektör ve görev türlerinde kolaylıkla uygulanabilen geniş kapsamlı bir analiz yöntemidir.

4. Fonksiyonel İş Analizi Tekniği

Fonksiyonel iş analizi tekniği, çalışanların görevlerini yerine getirirken kullandıkları bilgi, araç gereç ve diğer çalışanlarla kurdukları etkileşimi sistemli şekilde değerlendiren bir yöntemdir. Bu analiz sayesinde işin kapsamı, sorumluluk düzeyi ve önem derecesi detaylı biçimde ortaya çıkar.

Uygulamada soru formu, anket, gözlem ve mülakat gibi veri toplama yöntemlerinden yararlanılır. Fonksiyonel iş analizi, farklı pozisyon ve iş gruplarında uygulanabilen esnek ve kapsamlı bir tekniktir.

5. Hareket Etüdü (Yöntemler Analizi)

Hareket etüdü (yöntemler analizi), iş süreçlerinde zaman kaybını önlemek ve iş akışını daha verimli hale getirmek için uygulanan sistematik bir analiz yöntemidir. Gözlem yapılarak gerçekleştirilen bu yöntemde, işin her aşamasındaki hareketler detaylı şekilde incelenir ve süreleri ölçülür. Böylece her iş için gerekli süre net olarak belirlenir ve iş planlaması buna göre yapılır.

Üretim sürecinde işlerin ne kadar sürede tamamlanacağını belirlemek, gereksiz hareketleri ortadan kaldırmak ve iş gücünü etkin kullanmak amacıyla sıkça tercih edilir. Bu sayede üretim hızı artar, maliyetler düşer ve kaynaklar daha etkin kullanılır.

6. Yönerge Odaklı İş Analizi Tekniği

Yönerge odaklı iş analizi tekniği, işin gerektirdiği görevleri ve bu görevlerin yerine getirilmesi için çalışanlarda bulunması gereken bilgi, tecrübe, fiziksel yeterlilik ve kişisel özellikleri detaylı şekilde belirleyen bir yöntemdir. Bu teknik sayesinde her pozisyon için gerekli olan nitelikler net şekilde ortaya konur ve işe uygun personel seçimi kolaylaşır.

Uygulamada çoğunlukla görüşme yöntemi kullanılarak bilgi toplanır. Farklı iş gruplarında uygulanabilen esnek bir yapıya sahip olan yönerge odaklı iş analizi, doğru personel yerleştirme ve eğitim ihtiyaçlarını belirleme sürecinde işletmelere önemli katkılar sağlar.

7. Yönetim Pozisyonlarını Tanımlayıcı Anket Soru Formu

Yönetim pozisyonlarını tanımlayıcı anket soru formu, yöneticilerin görev ve sorumluluklarını değerlendirmek amacıyla kullanılan yapılandırılmış bir analiz yöntemidir. Yalnızca yönetici pozisyonunda çalışanlara uygulanan bu teknikte, yöneticiler sahip oldukları sorumlulukları belirlenen maddeler üzerinden işaretleyerek bilgi verir.

Toplam 197 maddeden oluşan bu form, yöneticilerin görev alanlarını, karar verme yetkilerini, liderlik rollerini ve yönetim sorumluluklarını ayrıntılı biçimde ortaya koyar. Anket tamamlandıktan sonra yönetici pozisyonlarının kapsamı netleşir ve insan kaynakları süreçleri için detaylı veri elde edilir.

8. Hay Plan

Hay plan, yöneticilerin organizasyon üzerindeki etkilerini ve stratejik sorumluluklarını değerlendirmek amacıyla kullanılan bir iş analizi yöntemidir. Bu teknikte yöneticilerin karar alma süreçlerine katkıları, hesap verebilirlik düzeyleri, problem çözme yetkinlikleri ve sahip oldukları sorumluluklar detaylı şekilde incelenir.

Hay plan yöntemi, özellikle üst düzey yönetim pozisyonlarının analizinde kullanılarak organizasyonel yapı içindeki liderlik rollerini netleştirir ve yönetim kademelerindeki görev dağılımını objektif biçimde belirlemeye yardımcı olur.

İş Analizi Örnekleri Nelerdir?

İş analizi örnekleri aşağıda iki form üzerinden sunulmuştur, bu örnekleri inceleyerek iş analizinin nasıl yapıldığını daha iyi anlayabilirsiniz.

Bu formun ardından analiz yapmak için sorulan sorulara yer verilir. Analiz edilecek departmana, göreve göre sorular değişebilir ancak örnek olması için aşağıda birkaç soru sıralanmıştır.

1. İşinizi kısaca tanımlayınız.

İşi yapan kişiden görevlerini kısa ve öz bir şekilde anlatması istenir.

2. Yapmakla sorumlu olduğunuz işi işlem sırasına uygun olarak detaylıca anlatınız.

İşten sorumlu olan kişiden hangi işleri nasıl bir sıralamaya koyarak yaptığı, işi neden yaptığı, yaptığı görevin önem derecesi gibi bütün detayları anlatması istenir.

3. Belli aralıklarla (günde, ayda, yılda bir) yaptığınız işler nelerdir?

İşi yapan kişiden rutin olarak yaptığı işler dışında belli periyotlar halinde yaptığı görevleri ayrıntılı olarak yazması istenir. Mesela "2 haftada bir makinelere bakım yapılır, her ay kurum yöneticilerine rapor sunulur" gibi yazılabilir.

4. İşi yapmak için hangi araç gereçleri, aletleri veya makineleri kullanıyorsunuz?

Kişinin yalnızca kendi işini yaparken hangi aletleri kullandığını yazması istenir, çalıştığı alanda kullanıldığı halde kendisinin görev yaptığı kurumda kullanmadığı teçhizatlardan bahsetmemesi gerekir.

5. Kendi işinizle ilgili olmasa da yaptığınız görevler var mı? Varsa bunlar nelerdir ve neden bu görevleri yapıyorsunuz?

Çalışanın yapması gereken asıl işi ilgilendirmeyen ancak bazı nedenlerle yaptığı işleri yazması istenir. Mesela kişi, insan kaynakları sorumlusu olarak çalışıyor ancak zaman zaman ön muhasebe işleriyle de ilgileniyorsa bu kısma yazabilir.

6. İşi aldığınız ve sonrasında aktardığınız kişi/kişiler kim?

Çalışanın işi sözlü ya da yazılı bir şekilde kimden aldığını ve yaptığı görevle ilgili kime talimat verdiğini yazması istenir. Bu bilgi sayesinde işin sınırları anlaşılır.

7. Varsa size bağlı olan unvanlar nelerdir?

Bu soru ile analize tabi tutulan çalışanın unvanları tespit edilir.

8. İşinizle ilgili olmak üzere;

Size gelen belgeler ve yönergeler                                     Gelen Bölüm

Sizin hazırlayıp ilettiğiniz belgeler ile verdiğiniz yönergeler                               Giden Bölüm

9. Aşağıda size uyan kısımların yanına artı işareti bırakınız.

10. Aşağıda size uyan kısımların yanına artı işareti bırakınız.

11. İşin yapılabilmesi için eğitim seviyesinin en az ne kadar olması gerekir?

İşi halihazırda yapan kişiden bu soruyu yanıtlaması istenir.

12. İşi yapmak için gerekli olan sertifikalar, belgeler vb. var mı? Varsa nelerdir?

İşi yapan kişinin gerekli görevleri yapmak için sahip olunması gereken belgelerden, sertifikalardan vb. bahsetmesi istenir.

13. Bu işi engelli bir birey yapabilir mi ve hangi engel türüne sahip olursa yapabilir?

İşi yapan kişinin yaptığı görevleri engelli birinin yapıp yapamayacağını ve hangi engel türüne sahip olan kişilerin bu işleri yerine getirebilecek düzeyde olduğunu cevaplaması istenir.

14. İşle ilgili eklemek istediğiniz başka şeyler nelerdir?

Çalışandan yukarıdaki sorulara verdiği cevaplar dışında yaptığı işle ilgili anlatmak istediği başka şeyleri yazması istenir.