İş Analizi Nedir? İş Analizi Yöntemleri ve Aşamaları

İş analizi, bir kurumda iş sürekliliğini sağlamak için gereken görevleri belirleyip bu görevleri en iyi şekilde yerine getirebilecek uygun personeli seçme sürecidir. Bilimsel verilere dayanan bu süreçte, işin gereklilikleri, görev tanımları, iş planları ve işe uygun personel nitelikleri detaylı bir şekilde analiz edilir.

Şirketlerin insan kaynakları yönetimi birimi tarafından yürütülen iş analizi, bir kurumun geleceği açısından kritik öneme sahiptir. Analiz sonucunda elde edilen bulgular, çeşitli iş analizi teknikleriyle değerlendirilir ve bu değerlendirmeler ışığında iyileştirme yapmak için bir yol haritası oluşturulur.

İş Analizi Ne Demek?

İş analizi, bir kurum ya da organizasyonda işlerin etkili bir şekilde yürütülmesi için gerekli görevlerin, sorumlulukların ve bu görevleri yerine getirecek personelin niteliklerinin detaylı bir şekilde incelendiği sistematik bir süreçtir.

İş analizi, işin gerekliliklerini ve bu gerekliliklere uygun adayların nasıl seçileceğini ortaya koyar. Bu süreçte işin amacı, sorumlulukları, gerekli yetkinlikler, çalışma koşulları ve performans ölçütleri gibi unsurlar bilimsel yöntemlerle analiz edilir.

İş analizi; insan kaynakları yönetimi, işe alım, eğitim ve performans değerlendirme gibi birçok alan için temel bilgi sağlar ve organizasyonun verimliliğini artırmak amacıyla bir yol haritası sunar.

İş Analizi Neden Yapılır?

İş analizi, bir organizasyonda verimliliği arttırmak, iş süreçlerini optimize etmek ve doğru personeli doğru pozisyona yerleştirmek amacıyla yapılır. Bu süreç, bir pozisyonun gerektirdiği sorumlulukları, yetkinlikleri ve iş koşullarını detaylı bir şekilde analiz ederek işe alım, eğitim ve performans değerlendirme gibi insan kaynakları süreçlerine rehberlik eder.

İş analizi sonucunda elde edilen sonuçlar; iş planı oluşturma, işin gerektirdiği nitelikler, personel yerleştirme, personellerin eğitimi ve gelişimi gibi insan kaynakları yönetimi süreçlerinin ilerlemesine olanak tanır.

İş Analizi Yapmanın Amaçları Nelerdir?

İş analizi yapmanın amaçları şöyledir:

• İşin gerektirdiği görev ve sorumlulukları belirlemek.
• Pozisyona uygun personelin seçilmesine rehberlik etmek.
• Çalışanların eğitim ve gelişim ihtiyaçlarını tespit etmek.
• Performans değerlendirme kriterlerini oluşturmak.
• Adil ve doğru bir ücretlendirme sistemi geliştirmek.
• Organizasyon yapısını güçlendirmek ve rollerin netleşmesini sağlamak.
• İş süreçlerini iyileştirmek ve verimliliği artırmak.
• Yasal gerekliliklere uyumluluğu sağlamak.
• Çalışma koşullarını analiz ederek iyileştirme fırsatları yaratmak.
• İş pozisyonları arasında tutarlılık ve denge sağlamak.

İş analizi yapmanın amaçları, bir organizasyonda iş süreçlerini daha verimli hale getirmek, doğru personeli seçmek ve çalışan performansını optimize etmektir. Bu süreç, organizasyon yapısının güçlendirilmesine ve iş pozisyonlarının netleştirilmesine önemli katkılar sağlar.

İş Analizi Nasıl Yapılır?

İş analizi şu şekilde yapılır:

• İş analizi amacına karar verilir; bu, işe alım, performans değerlendirme veya süreç iyileştirme olabilir.

• Çalışan görüşmeleri, anketler, gözlemler ve dokümanlar yoluyla veriler toplanır.

• Pozisyonun görev ve sorumlulukları net şekilde tanımlanır.

• İşin gerektirdiği bilgi, beceri ve yetkinlikler belirlenir.

• Çalışma ortamı, iş yükü ve zorluklar analiz edilir.

• Veriler, uygun iş analizi teknikleriyle değerlendirilir.

• Sonuçlar bir raporda toplanarak ilgili birimlere sunulur.

• Rapor doğrultusunda düzenlemeler ve iyileştirmeler yapılır.

İş analizi yapmak, bir organizasyonun verimliliğini arttırmak ve doğru personeli doğru pozisyona yerleştirmek için vazgeçilmez bir süreçtir. Bu süreçten elde edilen veriler, sadece işe alım ve insan kaynakları yönetiminde değil, aynı zamanda iş süreçlerini iyileştirme ve kurumsal stratejilerin belirlenmesinde de kritik bir rol oynar. İş analizi, sistemli bir yaklaşım ve doğru yöntemlerle yapıldığında, organizasyonun başarıya ulaşmasında güçlü bir temel sağlar. Veriler, bilimsel araştırma yöntemleri kullanılarak elde edildikten sonra değerlendirmeye alınır ve ulaşılan bulgulardan hareketle hangi çözüm yöntemlerinin uygulanabileceği düşünülür. 

İş Analizi Araçları Nelerdir?

İş analizi araçları şunlardır:

• Anket
• Soru formu
• Gözlem yöntemi
• Görüşme (mülakat)
• Belge ve bilgi toplama
• Uzmanlar kurulu yöntemi
• Önceki iş tanımlarını inceleme
• Analizi yapacak kişinin işleri kendisinin yaparak gözlem yapması

İş analizi araçları, bir pozisyonun gerekliliklerini ve işin dinamiklerini anlamak için farklı yöntemler sunar. Bu araçların doğru ve etkili kullanımı, iş analizi sürecinden elde edilen sonuçların güvenilirliğini artırır.

İş Analizi Teknikleri ve Yöntemleri Nelerdir?

İş analizi teknikleri ve yöntemleri şu şekilde sıralanmaktadır:

1. Görev envanteri analiz tekniği
2. Kritik olay tekniği
3. Pozisyon analiz tekniği (PAQ)
4. Fonksiyonel iş analizi tekniği
5. Hareket etüdü (yöntemler analizi)
6. Yönerge odaklı iş analizi tekniği
7. Yönetim pozisyonlarını tanımlayıcı anket soru formu
8. Hay plan

1. Görev Envanteri Analiz Tekniği

Görev envanteri analiz tekniği, yapılacak işlerin değerlendirilmesi için iş analistlerinin, çalışanların ve takım liderlerinin yapılan görevlere belli bir puan verdiği tekniktir. Görev değerlendirmesi yapılırken görevin önemine, bu görev yapılırken ne kadar zaman harcandığına bakılır.

İş analizi teknikleri arasında sıklıkla karşımıza çıkan görev envanteri sayesinde bir şirkette yerine getirilmesi gereken görevler analiz edilmiş olur. Bu teknikte analiz sürecinde soru ve anket yönteminden yararlanılır. Görev envanteri, çok sayıda çalışana uygulanır ve farklı gruplarda kullanılabilir.

2. Kritik Olay Tekniği

Kritik olay tekniği, işin farklı boyutlarını anlamak için en kötüden en iyi performansa kadar bütün davranışsal özelliklerin ortaya koyulduğu bir tekniktir. İşin davranışsal açıdan tanımlamasını yapmaya yarayan kritik olay tekniği, daha çok görüşme ve gözlem gibi yöntemler kullanılarak uygulanır. Tıpkı görev envanteri gibi her grupta kullanılabilir.

3. Pozisyon Analiz Tekniği (PAQ)

Pozisyon analiz tekniği (PAQ), iş unsurlarının kullanım alanına veya işin önem derecesine göre altılı skala üzerinden değerlendirildiği bir tekniktir. Soru formu ve anket yöntemleri kullanılarak yapılan bu teknikte toplam 194 adet madde bulunur. PAQ tekniği, her grupta uygulanabilir.

4. Fonksiyonel İş Analizi Tekniği

Fonksiyonel iş analizi tekniği, çalışanların diğer çalışanlarla, işi yapmak için gereken bilgilerle ve kullanılacak araç gereçle ilişkisini belirlemede kullanılan analiz yöntemidir. Fonksiyonel iş analizi tekniği ile yapılması gereken işlerin kapsamı ve önem derecesi ortaya konmuş olur. Soru formu, anket, gözlem ya da mülakat yöntemiyle uygulabilen bu teknik, her gruba uygulanabilir. 

5. Hareket Etüdü (Yöntemler Analizi)

Hareket etüdü (yöntemler analizi), yapılacak işlerin ne kadar sürede bitirilebileceğini belirlemek için uygulanan bir tekniktir. Gözlem yoluyla yapılır ve bu tekniğin sonucunda işe ayrılacak süre belirlenmiş olur. Daha çok üretimin ne kadar sürede tamamlanacağını belirlemede kullanılır.

6. Yönerge Odaklı İş Analizi Tekniği

Yönerge odaklı iş analizi tekniği, görevlerin tanımlanmasını ve bu görevleri gerçekleştirmek için ne kadar tecrübeye, fiziksel yeterliliğe ve diğer karakteristik niteliklere sahip olunması gerektiğini belirler.

Yönerge odaklı iş analizi tekniği sayesinde işin yapılması için çalışanlarda bulunması gereken bilgi ve tecrübe düzeyi saptanır. Yine her grupta kullanılabilen bu teknik, görüşme yöntemi ile uygulanır.

7. Yönetim Pozisyonlarını Tanımlayıcı Anket Soru Formu

Yönetim pozisyonlarını tanımlayıcı anket soru formu, yöneticilerin sahip olduğu sorumlulukları işaretlediği bir soru formu veya anket üzerinden gerçekleştirilen bir tekniktir. Adından da anlaşılacağı gibi yalnızca yönetici konumunda çalışan kişilere yapılır.

Yönetim pozisyonlarını tanımlayıcı anket soru formunda 197 adet madde bulunur. Bu form, yöneticilere uygulandıktan sonra yönetici görevlerinin neler olduğu anlaşılmış olur.

8. Hay Plan

İş analizi tekniklerinin sonuncusu ise hay plandır. Hay plan, yöneticilerin örgüte ne gibi etkilerinin olduğunu tespit etmek için kullanılan bir tekniktir.

Hay plan tekniği sayesinde yöneticilerin hesap verebilirliği ve hangi sorumluluklara sahip olduğu gibi nitelikler belirlenmiş olur.

İş Analizi Örnekleri Nelerdir?

İş analizi örnekleri aşağıda iki form üzerinden sunulmuştur, bu örnekleri inceleyerek iş analizinin nasıl yapıldığını daha iyi anlayabilirsiniz.

Bu formun ardından analiz yapmak için sorulan sorulara yer verilir. Analiz edilecek departmana, göreve göre sorular değişebilir ancak örnek olması için aşağıda birkaç soru sıralanmıştır.

1. İşinizi kısaca tanımlayınız.

İşi yapan kişiden görevlerini kısa ve öz bir şekilde anlatması istenir.

2. Yapmakla sorumlu olduğunuz işi işlem sırasına uygun olarak detaylıca anlatınız.

İşten sorumlu olan kişiden hangi işleri nasıl bir sıralamaya koyarak yaptığı, işi neden yaptığı, yaptığı görevin önem derecesi gibi bütün detayları anlatması istenir.

3. Belli aralıklarla (günde, ayda, yılda bir) yaptığınız işler nelerdir?

İşi yapan kişiden rutin olarak yaptığı işler dışında belli periyotlar halinde yaptığı görevleri ayrıntılı olarak yazması istenir. Mesela "2 haftada bir makinelere bakım yapılır, her ay kurum yöneticilerine rapor sunulur" gibi yazılabilir.

4. İşi yapmak için hangi araç gereçleri, aletleri veya makineleri kullanıyorsunuz?

Kişinin yalnızca kendi işini yaparken hangi aletleri kullandığını yazması istenir, çalıştığı alanda kullanıldığı halde kendisinin görev yaptığı kurumda kullanmadığı teçhizatlardan bahsetmemesi gerekir.

5. Kendi işinizle ilgili olmasa da yaptığınız görevler var mı? Varsa bunlar nelerdir ve neden bu görevleri yapıyorsunuz?

Çalışanın yapması gereken asıl işi ilgilendirmeyen ancak bazı nedenlerle yaptığı işleri yazması istenir. Mesela kişi, insan kaynakları sorumlusu olarak çalışıyor ancak zaman zaman ön muhasebe işleriyle de ilgileniyorsa bu kısma yazabilir.

6. İşi aldığınız ve sonrasında aktardığınız kişi/kişiler kim?

Çalışanın işi sözlü ya da yazılı bir şekilde kimden aldığını ve yaptığı görevle ilgili kime talimat verdiğini yazması istenir. Bu bilgi sayesinde işin sınırları anlaşılır.

7. Varsa size bağlı olan unvanlar nelerdir?

Bu soru ile analize tabi tutulan çalışanın unvanları tespit edilir.

8. İşinizle ilgili olmak üzere;

Size gelen belgeler ve yönergeler                                     Gelen Bölüm

Sizin hazırlayıp ilettiğiniz belgeler ile verdiğiniz yönergeler                               Giden Bölüm

9. Aşağıda size uyan kısımların yanına artı işareti bırakınız.

10. Aşağıda size uyan kısımların yanına artı işareti bırakınız.

11. İşin yapılabilmesi için eğitim seviyesinin en az ne kadar olması gerekir?

İşi halihazırda yapan kişiden bu soruyu yanıtlaması istenir.

12. İşi yapmak için gerekli olan sertifikalar, belgeler vb. var mı? Varsa nelerdir?

İşi yapan kişinin gerekli görevleri yapmak için sahip olunması gereken belgelerden, sertifikalardan vb. bahsetmesi istenir.

13. Bu işi engelli bir birey yapabilir mi ve hangi engel türüne sahip olursa yapabilir?

İşi yapan kişinin yaptığı görevleri engelli birinin yapıp yapamayacağını ve hangi engel türüne sahip olan kişilerin bu işleri yerine getirebilecek düzeyde olduğunu cevaplaması istenir.

14. İşle ilgili eklemek istediğiniz başka şeyler nelerdir?

Çalışandan yukarıdaki sorulara verdiği cevaplar dışında yaptığı işle ilgili anlatmak istediği başka şeyleri yazması istenir.

İş Analisti Nedir?

İş analisti, çalıştığı kurumda görev alan personellerin ve işçilerin ne kadar verimli çalıştığını belirleyen, iş planını inceleyen ve bu alanlarda geliştirmeler yapan profesyonel meslek elemanıdır. İş analisti, yapılacak işlerin gerekliliklerini belirleyip bu işi yapabilecek personellerin seçilmesinde görev alır ve tüm bunları bilimsel veriler ışığında gerçekleştirir.

İş analistinin görevi, bir kurumda yapılacak işlerin en verimli bir şekilde yerine getirilmesi için personellerin hangi özelliklere sahip olması gerektiğini analiz etmek ve ilgili kriterlere uyan kişileri görevlendirmektir.

İş Analisti Ne İş Yapar?

İş analisti, çalıştığı kurumda insan kaynakları departmanına bağlı olarak iş tanımı, iş planı, işin standartları ve gereklilikleri gibi alanlarda analiz yapar. Yaptığı analizlerin sonucunu ve çözüm önerilerini raporlar ve işin geliştirilmesini sağlar.

Örneğin bir iş analistinin elde ettiği bulgular ve hazırladığı rapor sayesinde çalışanların performansını değerlendirme, işe alım süreci, adayları işe yerleştirme, eğitim ve gelişim gibi insan kaynaklarını ilgilendiren birçok alanda ilerlemeler yaşanır.

İş Analisti Nasıl Olunur?

İş analisti olmak için üniversitede Endüstri Mühendisliği, Yönetim Bilişim Sistemleri, Bilgisayar Mühendisliği, Matematik Mühendisliği gibi bölümlerden birini bitirmek gerekir. Fakat çalışılacak sektöre göre okunması gereken bölüm değişebilir. Örneğin sigorta sektöründe çalışacak bir iş analistinin İstatistik, Ekonometri, Ekonomi, İktisat gibi bölümlerden mezun olması daha avantajlı olmasını sağlayacaktır.

İş analisti olmak isteyen kişilerin mutlaka Microsoft Excel programına ileri düzeyde hakim olması; SAP, Oracle PL / SQL gibi gerekli yazılımları bilmesi gerekir. Ayrıca mezun olur olmaz bu mesleği yapmak pek mümkün değildir; sektörde başka pozisyonlarda çalışarak deneyim kazanan kişiler kendini geliştirerek iş analisti olabilir.

İş analistlerinin insan kaynakları alanında da kendini geliştirmesi oldukça önemlidir. Böylece kişi; örgüt yapısı, çalışan verimliliği, işin gerekliliklerini anlama gibi alanlarda daha bilinçli hale gelir.

İş Analisti Maaşları Ne Kadardır?

İş analisti maaşları 50.000 TL ile 90.000 TL arasında değişir.

İş analisti maaşları; kişinin çalıştığı kuruma ve ne kadar kıdemli olduğuna göre farklılık gösterebilir. Örneğin bir iş analisti mesleğe ortalama 50.000 TL maaş ile başlar, iki yıl deneyimli bir iş analisti yaklaşık 65.000 TL, üç yıl ve üzeri kadar deneyimli bir iş analisti ise 80.000 TL ile 90.000 TL arasında maaş alır.

İş analistlerinin maaşı oldukça yüksektir çünkü bu kişiler, yaptıkları analizler ile şirketlerin sürekliliğini ve gelişimini sağlar. Bir şirkette en az yöneticiler kadar önemli bir yerde bulunan iş analistleri, uluslararası şirketlerde ise döviz üzerinden maaş aldıkları için ay sonunda çok daha yüksek ücretler elde edebilir.